文章来源于科技云报道
2月11日,国务院召开新闻发布会表示,“在疫情防控期间,将把所有的招聘活动由线下全部转到线上,实现就业服务不打烊、网上招聘不停歇”。在政策的鼓励下,实现网上签约的电子合同,一跃成为企业网上招聘的刚需。
电子签名成为“网上签约”得力助手
人社部对网上签约的鼓励,显示了特殊时期下国家对电子劳动合同合规性的思考和重视。对于企业而言,除了要面临疫情之下开具员工复工证明、企业复工等证明,即将到来的春季毕业招聘也将涌入大量网上签约需求。此外,企业还要日常处理大量的在职员工续签、离职、调转等人事管理相关的各类证明及文件。
在国家政策引导和企业人事压力的双重推动下,电子合同成为企业网上签约的得力助手,其背后的电子签名技术,正是实现网上签约的关键环节。
目前,京东、腾讯、科大讯飞、百度等企业已引入北京数字认证股份有限公司(简称:数字认证)提供的电子签名技术,为即将爆发的“网上签约”潮做好了准备。
“入离调转”高效协同的数字化人事办理
“网上签约”政策的推出,让一些仍在采用传统纸质劳动合同进行人事管理的企业措手不及。庞大数量的纸质文件签署,显然无法满足疫情防控期间网上签约、远程签署、高效签约等多种现实需求。传统纸质劳动合同暴露出多种短板:
为了真正解决纸质合同带来的诸多痛点,电子签署显然是一剂良药。
事实上,电子签的应用不仅限于劳动合同签署场景,而是覆盖了人资业务全流程,包括招聘、入职、在职、离职等人事管理过程中涉及的需要员工签字或公司盖章的各类文件:
招聘:校招接收函、背调授权书、offer确认书、录用条件确认函等文件的电子签署。
入职:劳动合同、员工手册、竞业协议、保密协议、健康申报、个人信息表等。
在职:续签劳动合同、保密协议、绩效考核表、薪酬表单、福利申请、廉洁从业承诺书、安全须知、培训协议、股权认购协议、调转协议等。
离职:离职协议、竞业协议、工作交接单、离职证明、收入证明、签证证明等。
目前,已有众多企业将电子合同的应用场景进一步深化,数字认证认为,从最初的单子劳动合同签署走向了人资业务全流程应用。
京东集团电子合同,涵盖了入职、续签、换签、福利房、档案管理等多个人力资源业务场景。
腾讯集团实现了入职、转正、调动、续签、股权激励等人资业务全流程的电子化签署。
科大讯飞联合数字认证搭建的“劳动电子合同无纸化签署平台”,实现了人资业务全流程的在线管理,包括入职、调动、续签、离职、绩效确认等签约流程以及公司证明、倡议书等常规人事证明的开具。
电子合同让人事签署和管理更便捷安全
为了让人事签署和管理更便捷,数字认证围绕整个文件签署过程,实现了集实名认证、在线签署、意愿验证、合同归档、证据链保存、诉讼支持于一体全生命周期电子合同服务。
以劳动合同场景为例,通过数字认证电子劳动合同签署平台,企业hr可以在线编辑与生成待签文件、批量选择签约人并发起签约、依据管理权限加盖电子印章、多维度查询与统计签订情况、一键验真已签电子文件,待入职员工可以应用手机、pc以及自助一体机等终端接收并签署文件。
签署准备阶段
业务模板高效编制和上传:由于业务性质不同,涉及劳务、人事、外包等多种合同类型,数字认证电子合同平台支持各类业务模板编制和上传。在签署前,hr可以直接在平台上调用模板、快速起草合同。
简化hr材料审核过程:在办理入职时,员工提交各类包括毕业证书等纸质材料,hr可以在发起签署的同时,在平台同步上传员工入职材料,建立员工电子档案。
签署过程中
实名认证保障安全:针对线下签署中可能出现的代签、冒签风险,数字认证电子合同能够采用多种身份核查方式,结合人脸识别等生物识别手段,实名鉴别人资电子合同签署方真实身份。同时,为签署方提供不同类型的数字证书,用以标识合同签署方身份的真实性与可靠性。
批量签署/移动签署极速处理为了打破线下签署形式的限制,解决同一时段大批量入职、续约等难题,数字认证电子合同平台提供移动签署、批量签署等功能,远程发起批量签署,最快可在1分钟内远程完成合同签署,助力hr极速处理工作。
签署完成阶段
合同归档:完成合同签署后,数字认证电子合同平台将即时自动归档保全。同时,后台提供合同管理功能模块,便于hr快速检索、统计分析合同数量及签订情况。
证据保存:针对签署后可能出现的法律纠纷,数字认证能够提供电子签名司法举证服务。由于数字认证电子签管理后台支持存证数据的查询、管理,通过电子签名验证相关技术,能够验证证明签名人身份、签名行为和签名内容,形成表达签署意愿的完整证据链,为人事纠纷提供有力的法律保障。
提供法律保障:目前,已经有很多电子合同的司法判例,均在不同程度上肯定了电子合同的法律有效性。在包括广东、北京、福建、湖南等多地人民法院的民事纠纷案件审理中,法院均采信了经数字认证服务形成的电子合同,维护了合同应用方的合法权益。
数字认证电子合同的优势
数字认证认为,电子合同服务是否合法合规、电子合同保护服务是否安全可靠、电子合同服务交付是否随需应变、电子合同运营能力是否持续稳定,是企业在选择电子合同服务时候的关键。
数字化信任:对于数字认证而言,在电子合同服务中,最重要的就是在企业hr工作中体现数字化的信任,确保身份信息安全、合同文件安全、数据传输安全、业务信息安全。
作为国内首批获得《电子认证服务许可证》的合法、专业、权威的第三方ca机构,数字认证采用国密局许可的电子签名密码产品,确保电子合同签署的法律效力。
多种部署方式:在服务交付方面,数字认证作为国内少数能够同时提供saas公有云、私有云和混合云等多种部署方式的电子合同服务商,能够以灵活的部署和扎实的技术交付满足企业丰富的人资业务需求。
500强企业信任之选:19年专注于电子认证领域,让数字认证深入了解行业和客户,可信的电子合同在腾讯、百度、玛氏、科大讯飞、尚德等知名企业的人事管理中得到了成功应用。
如今,在国家“网上签约”相关政策的推动下,数字认证将通过全方位的电子合同服务,持续帮助企业管理实现更加安全、便捷、高效的管理方式,解决企业人力资源服务“最后一公里”的难题。